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试点风采

关键用户感想:学习SAP月度总结

[ 2012-06-26 ]

从接到ERP培训的通知到现在已将近一个月的时间了。此次培训人员较多,条件所限,培训地点选择了京西礼堂。由于礼堂终年不见阳光,长时间工作在里面会感到寒气袭人。礼堂里集中着4ERP的专业组,各组同时授课时,声音在礼堂里激荡,初来之人亦或觉得犹如集市般热闹非常,声音未免有些嘈杂了。但是每一位参与培训的人员都能克服不利条件的影响,每天沉浸在业务流程梳理、蓝图差异分析、ERP操作培训以及系统配置等繁复的工作之中。

经过一段时间的培训,我开始对SAP软件有了一些粗浅的认识,开始思考对ERP的在企业的具体实施工作。

一、对关键用户的管理与培训

1、关键用户的选择标准

1.1熟悉业务:这是必须条件,只有对熟悉甚至是精通本岗位的业务,才有可能成为ERP项目的关键用户,才能够在进行流程与体系梳理的时候给出专业意见。

1.2 沟通与协调能力强:ERP项目实施过程,是与业务部门不断沟通,不断推进的过程,参与业务调研访谈,获取领导或更高层对项目的关注或支持,等等这一切工作沟通与协调能力就成为非常重要的能力之一,只有这样的关键用户才能真正起到项目的推进作用;

1.3总结能力强:对外要求能够沟通,对内要求就是能总结了,ERP项目实施的过程中有大量总结和培训文档需要编写,而文档编写的过程其实就是对流程、对业务、对数据进行总结分析的过程,这就要求关键用户的总结能力比较强了。否则关键用户未来也很难在顾问撤场之后承担起ERP项目的推广工作。

当然,如果按照上述标准来确定人员的话,对企业而言难度太高,但我们找的关键用户往往不是一个人,通过合理的人员搭配,还是能够找到上述几个能力的人员的,比如关键用户的搭配方式可以是:1-2个老员工,业务的熟悉程度与稳定性不用担心,同时这两人当中,应该一个人是部门主管人员,能够承担项目协调人的角色,承担业务领域的专家角色;12名新员工,比如大学的应届毕业生,这类员工一定要求学习总结能力强,能够记录关键文档,这样关键用户才是项目启动的最佳配置。

 2、关键用户的备份机制

在项目实施过程中,很重要的一点是需要形成关键用户的备份机制,也就是我们需要确保不要把希望寄托在一个人,或者是一个部门身上,这往往是很危险的。如果是这样的话,这个人生病住院或者是离职了,不管怎么样,只要关键用户离开,项目一定受影响。

3、帮助关键用户减压

ERP项目实施期间,关键用户往往是企业的业务骨干,本身的业务量就已经非常大了,如果还要让他担任ERP项目实施的相关工作,有可能ERP的工作就成为了压垮骆驼的最后一根稻草。在ERP上线之前,就需要和关键用户的部门领导有所交流,合理安排他们的工作,只有这样的话才能够确保ERP项目相关的工作是他们愿意投入的工作。否则的话,双重重压之下,很多骨干只有选择离开实施项目。

4、关键用户的激励问题

ERP项目实施过程非常幸苦,需要对关键用户进行有效正激励,这是企业需要认真思考的问题,激励的方式可以多种多样,从口头表扬到项目奖金,从高层关怀到发展规划,这都不失为一种激励方式。考核及惩罚等方法都不是最行之有效的管理手段,没准会适得其反。

二、培训的方法与实践

SAP软件包含多个模块,模块之间具有很强的集成性和实时性。SAP的集成性在一些方面节约了时间,提高了工作效率,同时也对我们员工的素质提出了更高的要求。所以培训方法尤为重要。

我们从未接触过SAP软件。但识一个新事物是有规律可循的。类比的方法是很重要的手段。我们原来学习并熟练掌握的用友或金蝶等软件,在ERP架构与功能方面与SAP有相似之处。通过之间的相互比较,可以较为迅速的理解SAP的基本理论。

实践是检验真理的唯一标准。推广顾问只是照本宣科的讲,用户囫囵吞枣的学,而不亲手实践,是无论如何也学不好SAP的。

自己刚开始学习SAP时,把培训文档看了几遍,觉得操作也不是如想象的那么复杂,没有什么特别。可是到了真的开始接触到实际,SAP应用起来的时候,各种各样的问题都出现了,自己不知道怎么样去做,错误发生的原因是怎么回事,只好再去请教顾问,看着顾问从前到后一步一步的演示,才知道SAP中原来是环环相扣的,每个地方都有紧密地关联。必须一步步的试错才能验证培训的内容并熟悉操作方法。

三、国际软件本土化的利弊与应对

SAP软件的优点人所共知:他涵盖管理理念之多,系统之大,值得称道。SAP 最大的特点在于以模块化的形式提供了一整套业务措施,其中的模块囊括了全部所需要的业务功能并把用户与技术性应用软件相联而形成一个总括的管理系统,用于企业战略管理。高集成性是这个软件的另一大特征,SAP的强大信息处理能力使它有很强的竞争能力,重复工作和多余数据被完全取消,规程被优化,集成化的业务处理取代了传统的人工操作。方便的裁剪方法使之具有灵活的适应性,从而能满足各种用户的需要和特定行业的要求。还配备有适当的界面来集成用户自己开发的软件。

但软件本土化后,也有一些小的瑕疵。需要我们在实施过程中充分认识并为最终用户做好讲解工作。

其中翻译的问题尤为突出。刚接触SAP的时候, SAP内各种不知所云的翻译充斥在其中。当一个软件被非专业人士翻译成各种难以理解的语言版本,你也只能一笑了之了,不能改变,就有适应而已,国际软件汉化很难调整,虽然很不适合中国人的语言逻辑。以FI/CO模块为例,“是否创建业务伙伴于业务伙伴角色‘主贷款业务伙伴中或是否首先在业务伙伴角色‘业务伙伴(普通)’中保存,然后再更改?”您读懂了吗?

还有内部订单internal order)这个翻译看的我云山雾罩,经过一番思考 大体意思应该是内部秩序或者是内部情况内部结构之意。internal order类似于传统财务软件的辅助核算的概念。可以通过internal order来归集费用,分析费用构成,可以随时分析internal order的计划/实际发生额对比,各不同期间的实际/实际对比,按月/季等指标分析。internal order有点像带小格子的整理箱,把成本费用细化并标记好。

    做好SAP翻译的解释工作对于SAP在企业层级推广至关重要。所有的关键用户要思索最佳的解释方法,通过类比等方法使得所有用户能明白SAP所要传达的管理理念及信息。

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